Название апостиль происходит от французского термина, обозначающего слово «аннотация». Это значение стало применяться с 5 октября 1961 года, когда на Гаагской конвенции было принято решение об упрощении процедуры легализации документов для лиц, въезжающих на территорию страны. Участниками этой конвенции стали 135 стран, и с тех пор до нынешних времен действие апостиля в этих государствах признается легальным и позволяет заметно упростить въезд иностранцев в страну. До этого процедура легализации документов была не только хлопотной, но и довольно длительной. После введения апостиля туристам, дипломатам, деятелям науки и искусства, представителям бизнеса стало намного проще передвигаться между разными государствами.

Как выглядит апостиль

Внешний вид апостиля ничем не примечательный – это квадратный штамп установленного образца, размером 100х100 мм. Он проставляется либо на документе, который апостилируется, либо на отдельном бланке, прилагаемом к этому документу.

На штампе апостиля обязательно имеется несколько граф, в которые вносятся необходимые сведения. Обязательно на апостиле должны быть такие сведения:

• Наименование страны, в которой легализован документ;
• Полная дата проставления апостиля;
• Название ведомства, выдавшего апостиль справки или иного документа;
• Личные данные человека, которому был поставлен апостиль на свидетельство;
• Номер апостиля;
• Печать ведомства и личная подпись чиновника, поставившего апостиль.

Также может указываться название города, где было поставлен апостиль срочно и название организации, выдавшей сам документ, подлежащий апостилированию.

Двойной апостиль

Нормами Гаагской конвенции также предполагается необходимость сделать апостиль двойного формата. Двойной апостиль справки, диплома, свидетельства либо других документов, подтверждающих личность, проставляется в том случае, если документы для выезда подлежат переводу.

В таком случае апостиль проставляется как на оригинале документа, так и на его переведенной копии. Это удостоверяет оба экземпляра, и они считаются легализованными в той стране, где их планируется предъявлять. Однако наличие простого или двойного апостиля в некоторых случаях не обеспечивает стопроцентного права на использование документа. Например, даже двойной апостиль на диплом не гарантирует возможности трудоустроиться в другой стране без дополнительных документов. Тем не менее, следуя требованиям международных норм и условиям Гаагской конвенции, при выезде за границу все равно необходимо поставить апостиль на каждый документ, который будет ввозиться в иностранное государство - это избавит от двусмысленных ситуаций.

Не только в столице, но и на территории всей Российской Федерации проставление апостиля является законодательной нормой. И соответственно эта процедура находится в компетенции государственных органов. Другими словами существуют изданные определенными ведомствами и министерствами нормативы, которым устанавливаются правила, позволяющие поставить апостиль, а также его форма и содержание.

В России такими государственными нормативами являются:

• Административный регламент Министерства внутренних дел номер 625;
• Федеральный закон №330-Ф3 о порядке проставления апостиля на российских официальных документах, которые подлежат вывозу за пределы государства;
• Административный регламент Министерства юстиции № 130;
• Административный регламент Федерального архивного агентства №566, утвержденный Министерством культуры РФ.

Отдельно регламентируются документы, подлежащие вывозу за границу, и имеющие отношение к образовательной сфере и вооруженным силам государства. В частности апостиль образования регламентируется постановлением №152 Министерства образования. А воинские документы, на которые требуется сделать апостиль, регламентируются постановлением №523 Министерства обороны РФ.

Чтобы апостиль имел законные основания и юридическую силу, равно как и документы, заверенные им и легализованные посредством проставления апостиля, необходимо обращаться в определенные инстанции.

Никто кроме них не имеет права проставить апостиль, даже если организация имеет лицензии и свидетельства, позволяющие вести деятельность по оформлению документов. Такими ведомствами, где можно поставить апостиль документов официально, являются:

• Министерство юстиции;
• Органы ЗАГС;
• Рособрнадзор;
• Министерство обороны;
• Росархив;
• Структурные подразделения Министерства юстиции.

При этом каждое из этих ведомств имеет ограниченные возможности по легализации документов определенного круга. Министерству юстиции доверено делать апостиль документов официально только на юридических переводах, копиях документов, заверенных в официальном порядке.

Структурные подразделения этого министерства получили право проставления апостиля на аналогичных документах, но выданных в региональных государственных органах представителями местной власти.

Рособрнадзору поручено право проставления апостиля на справки, дипломы, свидетельства об образовании и повышении квалификации, а также на документы государственного образца, подтверждающие квалификационный уровень и ученую степень.

Министерство обороны имеет право ставить апостиль исключительно на документы, имеющие непосредственное отношение к службе в вооруженных силах.

Архивные справки апостилируются в Росархиве или его структурных подразделениях, если речь идет о документах, хранящихся в региональных архивах.

Проставлять апостиль на свидетельство о рождении имеет право ЗАГС. Этот же орган имеет право на простановку апостиля других документов, подтверждающих гражданское состояние – свидетельства о заключении или расторжении брака, о смерти и тому подобных.

Следует также иметь в виду, что не все документы подлежат апостилированию. Об это четко указывается в Гаагской конвенции. Поэтому как чиновник, так и владелец документа должен знать, где поставить апостиль. Такими документами являются:

• Документы, имеющие отношения к органам судебной власти либо исходящие от судебных ведомств;
• Документы, которые относятся к Министерству юстиции или его структурным подразделениям;
• На документах административного порядка - это может быть апостиль на свидетельство о рождении, справки и прочие бланки;
• Документы, выданные в учебных заведениях или имеющие отношение к образованию – например, апостиль на свидетельство о повышении квалификации;
• Документы, оформленные в нотариальном порядке.

Есть и категория документов, которые не подлежат апостилированию. К этому разряду документов относятся документы, выданные дипломатическими зарубежными ведомствами, бланки документов, характеризующиеся принадлежностью к коммерческой деятельности или таможенным процедурам, фотокопии, ксерокопии, трудовые книжки, оригиналы и копии гражданского паспорта, правовые заключения и их копии, а также свидетельства о регистрации автотранспортного средства и справки, позволяющие носить оружие.

На практике существует две формы проставления апостиля. Обычно это делается в установленный срок, регламентируемый тем ведомством, которое будет проставлять апостиль. Между тем есть и другой формат, когда выезд за рубеж не терпит отлагательств (например – в случае болезни). Тогда допускается проставить апостиль срочно. Сроки выполнения операции также регламентируются ответственными ведомствами.

Чтобы проставить апостиль, необходимо направить в соответствующую инстанцию такие документы:

• Документ, подтверждающий личность владельца;
• Документа, который нуждается в проставлении апостиля;
• Квитанция об уплате госпошлины.

Разумеется, госпошлину следует внести заранее. При дистанционной подаче документов также следует приложить сопроводительную заявку. Если же у человека нет возможности лично отправить или отдать на апостиль свои документы, он может это сделать через третье лицо. Но в таком случае необходимо приложить к пакету документов доверенность, заверенную нотариусом.

И еще одно важное условие – в некоторых странах требуют апостиль не только на оригинал. Поэтому изначально следует уточнить в консульстве, какой именно тип документа подлежит легализации. Это может быть оригинал, его копия или юридический перевод.